+7 495 134-55-74   ⋅   Москва

Инструкция для бухгалтеров: что делать, когда вас много, а Экстерн один

25 мая 2023

В Экстерне есть многопользовательский режим — это несколько сервисов, которые помогают организовать работу всего коллектива в одной учетной записи. Рассказываем, как настроить совместную работу в системе в конкретных ситуациях.

Иногда несколько бухгалтеров работают в Экстерне под «одним пользователем», а для входа в систему используют общий сертификат или логин-пароль. Или целый коллектив привязывает разные сертификаты к одному пользователю, и вся команда  работает под одним логином. В этих ситуациях все специалисты имеют одинаковый доступ к системе, то есть:

  • нельзя проверить, кто именно заполнил или изменил конкретный отчет;
  • кто угодно может поменять настройки и реквизиты, изменить данные в отчетах, а то и вовсе удалить их;
  • все имеют доступ ко всей информации, в том числе конфиденциальной.

Чтобы защитить данные учета и отчетности, а также контролировать работу сотрудников в Экстерне, настройте многопользовательский режим — каждый бухгалтер будет заходить в сервис под своей учетной записью и видеть только свои черновики и отчеты.

Давайте на примерах разберем, что именно нужно сделать, чтобы наладить удобную работу всего коллектива в Экстерне, если:

В команде несколько бухгалтеров

Если в вашей организации или бухгалтерской фирме работает несколько бухгалтеров, вам нужно создать комфортное пространство для совместной работы — чтобы работники не мешали друг другу и спокойно занимались каждый своим делом.

Шаг 1 — определите, кто является администратором вашей учетной записи

Администратор — это пользователь с расширенными правами. Он может добавлять и удалять новых пользователей и администраторов, видит все отчеты и документы, которые отправили другие сотрудники. Экстерна без администратора не бывает — им становится первый пользователь при активации Экстерна.

Шаг 2 — добавьте пользователей

Добавить пользователей может только администратор — вот подробная инструкция, как это сделать.

Количество пользователей, которое можно добавить в учетную запись, зависит от тарифа. Актуальное число пользователей, которых можно еще добавить, администратор видит в списке: Реквизиты и настройки → Многопользовательский режим → Все пользователи.

Если вы исчерпали лимит, можно докупить пользователей самостоятельно в Экстерне или через сервисный центр.

Шаг 3 — определите, чем сотрудники будут заниматься

Чтобы настроить, чем именно каждый сотрудник будет заниматься в Экстерне, администратору нужен модификатор «Разграничение прав доступа». 

С ним вы определите набор прав доступа для каждого сотрудника — перечень организаций, направления отчетности, а также доступные действия: заполнить или заполнить и подписать отчеты.

Этот модификатор входит в некоторые тарифы Экстерна — например, «Максимальный» и «Общий Плюс». Если нужно, подключить модификатор вы можете самостоятельно.

В компании есть бухгалтер и кадровик

Если в организации работают бухгалтер и кадровик, им не нужно подменять друг друга на случай отпуска или больничного, их задачи не пересекаются. Кадровику не нужны данные из всех отчетов организации, а бухгалтер не будет контролировать кадровика.

Чтобы организовать работу специалистов в этом случае, администратору учетной записи надо:

  • подключить модификатор «Разграничение прав доступа» — он поможет настроить права кадровику: закрыть доступ к работе со всеми ведомствами, кроме СФР и Росстат.
  • добавить кадровика как нового пользователя по инструкции и настроить его права.

Проверить, подключен ли у вас модификатор «Разграничение прав доступа», и оплатить его при необходимости вы можете самостоятельно в разделе Экстерна «Управление тарифом».

Один из бухгалтеров заболел или уходит в отпуск

Иногда требуется, чтобы разные пользователи могли совместно работать над одними и теми же отчетами в Экстерне. Например, когда специалистам нужно подменять друг друга — если один работник отсутствует, другой может завершить подготовку отчета и отправить его.

Чтобы такие ситуации не выбивали коллектив из колеи, администратору учетной записи в Экстерне нужно подключить модификатор «Групповая работа» и добавить пользователей по инструкции. Вы сможете сразу добавлять новых пользователей в группы — например, для подготовки отчетности в конкретное ведомство, для отдельной организации и т.д. У всех участников группы будет общий список отчетов, над которыми они смогут работать совместно. Это позволит сотрудникам подменять друг друга в любой момент.

Подключить модификатор и докупить нужное число пользователей, если вы исчерпали лимит своего тарифа, можно онлайн в разделе «Управление тарифом».

Бухгалтер готовит отчет, а директор его подписывает

Решение в этой ситуации зависит от того, будет ли руководитель что-то исправлять в отчетности или лишь подписывать документы.

Директор будет править отчетность и подписывать

Администратор учетной записи должен:

  • подключить модификаторы «Групповая работа» и «Разграничение прав доступа»;
  • добавить директора в многопользовательский режим по инструкции;
  • с помощью модификаторов включить директора во все нужные группы, чтобы он мог работать с отчетами, и дать ему право заполнять и подписывать отчеты во все контролирующие органы по нужным организациям.

Директор будет только подписывать отчеты

Включать директора в многопользовательский режим в этом случае не нужно, ведь для таких случаев в Экстерне есть сервис «Дистанционное подписание отчетности». С ним бухгалтер может отправлять отчеты на подпись директору, а тот не сможет ничего исправить в отчете, лишь оставить комментарии или подписать своим сертификатом.

Настроить сервис помогут инструкции, подключить его вы можете самостоятельно онлайн прямо в Экстерне.


Другие новости

22 февраля

Центробанк объясняет свое решение тем, что за последний год банк неоднократно участвовал в высокорисковых операциях и нарушал требования законодательства в сфере ПОД/ФТ.

21 февраля

Компания начала поэтапное внедрение ЭДО, чтобы ускорить процесс приема товаров, сохранить текущий штат сотрудников, а также минимизировать издержки. Каких результатов удалось достичь, читайте в статье.

21 февраля

Компания производит молоко, кефир, сметану и другие молочные продукты под собственным брендом «Бавлинское молоко». Уже с 1 сентября 2024 года такие фермерские хозяйства должны маркировать свой товар. Несмотря на срок, КФХ Садыкова решило внедрить маркировку заранее.

21 февраля

Через Модуль 1С теперь можно отправлять больше документов по проактивным выплатам и подтверждение вида деятельности в СФР. Для 1С: Документооборот появилась возможность распечатать все документы по отправленному отчету.